Moduł 2 – Maile i korespondencja
Najczęstsze zadanie biurowe — i najszybsza oszczędność czasu. Uczestnicy wychodzą z gotowymi szablonami do trzech tonów i trzech typów sytuacji mailowych.
Szkolenie · 1 dzień · 8 h
AI w codziennej pracy biurowej — Grok AI jako asystent
Maile, notatki, spotkania i research — jak codziennie oszczędzać godziny dzięki AI i Grok AI, bez programowania.
1. Dla kogo jest to szkolenie?
Szkolenie przeznaczone jest dla osób, które na co dzień pracują w biurze — z mailami, dokumentami, kalendarzem i spotkaniami — i chcą wykorzystać ChatGPT i AI jako osobistego asystenta produktywności.
- Asystenci zarządu, sekretarki, koordynatorzy biurowi
- Specjaliści ds. administracji, logistyki, zakupów, obsługi klienta
- Każdy „power user” pakietu Office / Google Workspace, który chce iść dalej niż formuły w Excelu
- Osoby, które dużo piszą, czytają, podsumowują i koordynują — ale nie budują raportów analitycznych ani skryptów
Różnica względem „Od Excela do AI”: to szkolenie nie dotyczy przetwarzania danych, automatyzacji raportów ani generowania skryptów. Skupiamy się na codziennej komunikacji, organizacji pracy i pracy z tekstem.
Główne założenia szkolenia
- LLM jako osobisty asystent — szybsze pisanie, czytanie i planowanie
- Konkretne scenariusze dnia biurowego, nie abstrakcyjna „sztuczna inteligencja”
- Szablony i nawyki — powtarzalne workflow zamiast jednorazowych trików
- AI proponuje, człowiek decyduje — weryfikacja i odpowiedzialność po stronie użytkownika
- Integracja z narzędziami, które już masz (Outlook, Teams, Word, Notatki)
- Zero kodu — wyłącznie rozmowa z AI i gotowe szablony
2. Co zyska uczestnik po szkoleniu?
- Osobisty zestaw szablonów promptów do codziennych zadań biurowych (maile, notatki, podsumowania, planowanie)
- Umiejętność szybkiego pisania i redagowania korespondencji w różnych tonach (formalny, przyjazny, asertywny)
- Metodę pracy z długimi dokumentami i wątkami mailowymi — streszczenie, wyciąg decyzji, lista zadań
- Workflow przed i po spotkaniu: agenda, notatki, follow-up, przypomnienia
- Techniki researchu i porównywania opcji (dostawcy, usługi, rozwiązania) z AI jako asystentem
- Organizację wiedzy osobistej: jak budować „pamięć” AI dla powtarzalnych kontekstów pracy
- Zasady bezpieczeństwa — co wolno wklejać do narzędzi AI w pracy biurowej
- Praktyczną obsługę pakietu takastro.pl/narzedzia — audyt strony, DNS, linki, meta — bez pomocy IT
3. Szczegółowy program szkolenia
| Godzina | Moduł | Temat i zakres praktyczny |
|---|---|---|
| 9:00 – 9:40 | Moduł 1 | Asystent AI w typowym dniu biurowym. Mapa 10 zadań, które LLM robi dobrze (i 5, których nie robi). Przegląd narzędzi: ChatGPT, Claude, Copilot w Office — kiedy którego użyć. Demo: poranek biurowy — od skrzynki mailowej do planu dnia w 15 minut. Wprowadzenie do takastro.pl/narzedzia jako „skrzynki narzędziowej” biura (bez instalacji). |
| 9:40 – 11:00 | Moduł 2 | Maile i korespondencja. Pisanie od zera i odpowiadanie na trudne maile. Zmiana tonu (uprzejmy ↔ stanowczy). Tłumaczenia PL/EN. Szablony: zaproszenie, odmowa, follow-up, przypomnienie o płatności. Ćwiczenie 1: uczestnik pisze lub poprawia 3 maile ze swojej praktyki (anonimizowane). |
| 11:00 – 11:15 | — | Przerwa kawowa |
| 11:15 – 12:30 | Moduł 3 | Dokumenty, notatki i streszczenia. Streszczenie długiego dokumentu w 5 punktach. Wyciąg decyzji z umowy lub regulaminu (z zastrzeżeniem: AI nie zastępuje prawnika). Notatki ze spotkania → plan działania. Ćwiczenie 2: wklej własny dokument (lub przykład) — AI generuje streszczenie i listę action items. |
| 12:30 – 13:15 | — | Przerwa obiadowa |
| 13:15 – 14:20 | Moduł 4 | Spotkania: przed, w trakcie, po. Przygotowanie agendy i pytań. Notowanie i strukturyzacja ustaleń. Mail podsumowujący po spotkaniu — gotowy szablon. Ćwiczenie 3: symulacja spotkania → notatki → mail follow-up w 10 minut. Integracja z Teams/Zoom (transkrypcje — co działa, na co uważać). |
| 14:20 – 14:35 | — | Przerwa kawowa |
| 14:35 – 15:40 | Moduł 5 | Research, porównania i organizacja. Zbieranie informacji o dostawcy, produkcie, przepisach — strukturyzacja wyników. Tabele porównawcze z kryteriami. Planowanie tygodnia i priorytetyzacja zadań. Walkthrough narzędzi TakAstro: DNS/poczta (SPF/DKIM — dlaczego maile nie dochodzą), broken links, SSL, speed — kiedy eskalować do IT, a kiedy samodzielnie zebrać diagnozę. Ćwiczenie 4: uczestnik opisuje realne zadanie researchu — AI pomaga zbudować ramę analizy. |
| 15:40 – 16:35 | Moduł 6 | Osobista biblioteka AI i nawyki. Custom instructions: jak ustawić AI pod swój styl pracy. Foldery/projekt z kontekstem (klienci, projekty, szablony). Checklist codziennych i tygodniowych zadań z AI. Demo: chatbot Gabito jako wzór asystenta operacyjnego („co mamy dziś w kalendarzu?”, „przygotuj raport”) — ten sam wzorzec w ChatGPT z własnymi notatkami. Warsztat: każdy uczestnik buduje swój „starter pack” — 5 promptów na codzienność. |
| 16:35 – 17:00 | Zakończenie | Bezpieczeństwo, RODO i dobre nawyki. Co nigdy nie trafia do publicznego AI. Podsumowanie workflow dnia. Pakiet szablonów do zabrania. Q&A. Ankieta ewaluacyjna. |
4. Kluczowe elementy programu
Moduł 3 – Dokumenty, notatki i streszczenia
Praca z długim tekstem bez czytania go od deski do deski. Uczestnik uczy się wyciągać to, co ważne — decyzje, terminy, action items — i weryfikować wynik.
Moduł 4 – Spotkania: przed, w trakcie, po
Cały cykl spotkania w jednym workflow. Od agendy po mail podsumowujący — mniej chaosu po spotkaniach, więcej domkniętych ustaleń.
Moduł 6 – Osobista biblioteka AI i nawyki
Przeskok z „czasem używam ChatGPT” do systematycznej pracy. Uczestnik konfiguruje narzędzie pod siebie i zabiera starter pack promptów.
5. Przykładowe narzędzia / demo
Pakiet TakAstro — codzienna diagnostyka bez IT
Ćwiczenia hands-on na takastro.pl/narzedzia (Vue + Laravel, dostęp z przeglądarki):
| Narzędzie | URL | Zadanie biurowe |
|---|---|---|
| Meta / Social | /narzedzia/meta | Sprawdzenie, jak strona firmy wygląda w Google i social media przed wysłaniem linku klientowi |
| DNS / poczta | /narzedzia/dns | Diagnoza: „dlaczego nasze maile trafiają do spamu?” — rekordy MX, SPF, DKIM, DMARC + raport AI |
| Broken links | /narzedzia/links | Audyt linków na stronie firmowej przed aktualizacją materiałów |
| SSL | /narzedzia/ssl | Weryfikacja certyfikatu HTTPS przed terminem odnowy |
| Speed | /narzedzia/speed | Test czasu ładowania — argument do rozmowy z dostawcą hostingu |
| Przepustowość | /narzedzia/bandwidth | Test łącza biurowego (download/upload/ping) |
| Analiza SEO | /narzedzia/seo | Szybki audyt strony firmy — wynik A–F, lista usterek do przekazania marketingowi |
| Statystyki | /narzedzia/analytics | Wzorzec panelu wewnętrznego (dostęp hasłem) — jak firmy monitorują ruch |
Scenariusz ćwiczeniowy (Moduł 5): uczestnik wpisuje domenę firmy → zbiera raport z 3 narzędzi → AI (ChatGPT) pomaga napisać mail do IT/marketingu z listą usterek i priorytetów.
Gabito — asystent operacyjny w akcji
Krótkie demo systemu Gabito ilustrujące wzorzec „asystenta z dostępem do danych”:
- Chatbot ReAct — pytania w języku naturalnym: nadchodzące wizyty, urodziny klientów, nieprzeczytane powiadomienia, statystyki kampanii
- AiTextCorrection — poprawa i standaryzacja tekstów maili/procedur jednym kliknięciem (szablony promptów)
- Notatki i globalne wyszukiwanie — szybkie odnajdywanie informacji w systemie (analogia: projekty i foldery w ChatGPT)
Power user biurowy nie musi znać Gabito — demo pokazuje wzorzec, który replikuje we własnym ChatGPT/Copilot.
6. Forma prowadzenia i wymagania
Forma
- 100% praktyka — każdy moduł kończy się ćwiczeniem na laptopie uczestnika
- Praca na anonimizowanych materiałach z własnej pracy (maile, notatki, dokumenty)
- Prowadzący pokazuje workflow krok po kroku, uczestnicy powtarzają
- Brak slajdów teoretycznych — od pierwszych minut praca z narzędziem
Wymagania techniczne
- Laptop z Windows lub macOS + dostęp do internetu
- Konto w ChatGPT, Claude lub Microsoft Copilot (instrukcja przed szkoleniem)
- Opcjonalnie: dostęp do Outlook/Gmail i Word/Google Docs
- Liczba uczestników: 8–12 osób
Szkolenie gotowe do realizacji. Możliwość wersji skróconej (pół dnia) z modułami 1, 2, 3 i 6.
Zapytaj o szkolenie „AI w pracy biurowej”Inne programy
Zobacz pozostałe szkolenia
Pełna oferta warsztatów AI — od analityków Excela po zespoły marketingu i HR.